A técnica 5W2H é uma ferramenta de gestão e planejamento que visa organizar e detalhar as ações necessárias para a execução de um projeto, atividade ou plano. O termo “5W2H” é derivado das iniciais de sete perguntas em inglês que ajudam a estruturar e guiar o processo de planejamento. Aqui estão as perguntas correspondentes:
- What (O quê): Refere-se à descrição da tarefa ou atividade em questão. Qual é a ação específica que precisa ser realizada?
- Who (Quem): Quem são as pessoas responsáveis pela realização da tarefa? Define claramente as funções e responsabilidades de cada pessoa envolvida.
- When (Quando): Indica o prazo ou o momento em que a ação deve ser concluída. Estabelece um cronograma para a execução da tarefa.
- Where (Onde): Onde a ação será realizada? Isso pode se referir a um local físico ou a uma área de responsabilidade dentro de uma organização.
- Why (Por quê): Qual é o propósito ou razão por trás da execução dessa tarefa ou atividade? Qual é o objetivo que se pretende alcançar?
Além dessas cinco perguntas, a técnica 5W2H inclui duas perguntas adicionais:
- How (Como): Descreve os métodos ou processos que serão utilizados para realizar a tarefa. Isso ajuda a entender as etapas práticas envolvidas na execução.
- How much (Quanto): Refere-se aos recursos necessários, como orçamento, materiais ou mão de obra. Ajuda a quantificar os recursos necessários para a execução da tarefa.
Ao responder a essas sete perguntas, as equipes conseguem obter uma visão clara e abrangente do que precisa ser feito, por que precisa ser feito, onde, quando, por quem, como e quanto será necessário para concluir a tarefa ou alcançar o objetivo estabelecido. Essa abordagem sistemática ajuda na organização, acompanhamento e implementação eficaz de projetos e atividades.
Esta técnica não tem uma origem ou um criador específico, e sua evolução ao longo do tempo foi resultado da prática e do desenvolvimento de métodos de gestão e planejamento, acredita-se porém, que ela pode ter sido desenvolvida durante a implantação do Sistema Toyota de Produção, já que os trabalhadores da montadora foram pioneiros na aplicação desse mecanismo. A ferramenta é amplamente utilizada em diversos setores e organizações para garantir a clareza e a eficácia na execução de tarefas e projetos.
Quanto às vantagens de utilizar a técnica 5W2H, destacam-se:
- Clareza e Compreensão: A técnica ajuda a esclarecer o que precisa ser feito, por que, onde, quando, por quem, como e quanto. Isso proporciona uma compreensão mais clara dos objetivos e das etapas necessárias para alcançá-los.
- Responsabilização: A atribuição clara de responsabilidades (quem) ajuda a garantir que cada membro da equipe compreenda suas tarefas específicas e seja responsável por sua execução.
- Planejamento Eficiente: A técnica facilita o desenvolvimento de planos detalhados, estabelecendo um cronograma claro, identificando recursos necessários e descrevendo métodos de execução.
- Acompanhamento e Controle: Com as respostas às perguntas 5W2H, é mais fácil acompanhar o progresso do projeto e avaliar se as ações estão sendo executadas conforme planejado.
- Comunicação Melhorada: A clareza proporcionada pela técnica facilita a comunicação entre os membros da equipe, reduzindo a possibilidade de mal-entendidos e garantindo que todos compartilhem a mesma visão.
- Identificação de Problemas Antecipadamente: Ao abordar todos os aspectos do projeto de antemão, a técnica 5W2H ajuda a identificar potenciais problemas antes que eles ocorram, permitindo a implementação de medidas corretivas de forma mais eficaz.
- Eficiência na Utilização de Recursos: Ao responder à pergunta “Quanto”, a técnica auxilia na alocação eficiente de recursos, evitando desperdícios e garantindo que a equipe tenha o que precisa para realizar as tarefas.
Essas vantagens tornam a técnica 5W2H uma ferramenta valiosa para a gestão de projetos, planejamento estratégico e execução de tarefas, proporcionando uma abordagem sistemática e abrangente para alcançar objetivos organizacionais.
